姫路市住民票の写し等本人通知制度について

平成25年11月1日より、姫路市住民票の写し等本人通知制度が始まりました。

この制度は、住民票の写しや戸籍謄抄本等の証明書を本人等の代理人やその他の第三者に交付した場合に、本人(事前に登録した人)に対して、その交付した事実を通知するものです。

通知を希望される方は事前登録の申請が必要です。

 

※この制度は、請求があった場合に交付の可否を本人に確認したり、取得した者の氏名・住所等をお知らせするものではありません。

 

1.制度開始

本人通知開始日  平成25年11月1日(金)

2.通知の対象となる証明書

  • 住民票の写し(除票を含む)
  • 住民票記載事項証明書
  • 戸籍附票の写し(除かれた附票を含む)
  • 戸籍の謄抄本等(除籍を含む)
  • 戸籍記載事項証明

3.通知する内容

  • 交付年月日
  • 交付証明書の種別
  • 交付通数
  • 交付請求者の種別 (1)本人等の代理人(2)第三者

※交付請求者(第三者)の住所・氏名をお知らせするものではありません。

4.通知の対象となる請求

(1)本人等の代理人からの請求

(2)第三者請求

  • 本人等以外の者が自己の権利を行使し、又は、自己の義務を履行するために必要な場合(例:満期保険金を支払う必要がある保険会社が契約者の転居先を確認する場合など)
  • 本人等以外の者が国又は地方公共団体の機関に提出する必要がある場合(例:裁判の申立など)
  • 弁護士等が職務上請求として受任している事件又は事務に関する業務を遂行するために必要な場合

 

※「本人等」とは

(住民票関係)本人又は本人と同一の世帯に属する者

(戸籍関係)本人、本人の配偶者、同一戸籍人、直系尊属(父母・祖父母等)又は直系卑属(子・孫等)

5.通知の対象とならない請求

(1)本人等からの請求

  • 本人又は本人と同一の世帯に属する者からの住民票の写し等の請求(自動交付機での住民票の写しの請求を含む)
  • 本人、本人の配偶者、同一戸籍人、直系尊属(父母・祖父母等)又は直系卑属(子・孫等)からの戸籍謄抄本等の請求

(2)国や地方公共団体の機関からの請求

登録について

1.登録できる人

  • 姫路市の住民基本台帳に記録されている人(除かれた人を含む)
  • 姫路市の戸籍の附票に記録又は記載されている人(除かれた人を含む)
  • 姫路市の戸籍に記録又は記載されている人(除かれた人を含む)

※ただし、死亡した人は登録できません。

2.登録に必要なもの

◆本人が申請する場合

  1. 姫路市住民票の写し等本人通知制度事前登録(新規・更新)申請書 ※申請窓口にあります。ホームページからダウンロードすることができます。 
  2. 同意書(申請書裏面) ※印鑑が必要
  3. 印鑑
  4. 本人確認書類(運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード、健康保険証、在留カードなどいずれか1点) ※郵送による申請の場合は写し可

 

◆代理人が申請する場合

  上記1~4(4の本人確認書類については代理人のもの)と委任状(申請書裏面)

 

◆法定代理人が申請する場合

  上記1~4(4の本人確認書類については法定代理人のもの)と法定代理人であることがわかる書類(例:戸籍謄本、登記事項証明書など)

  ※姫路市に本籍がある場合など、姫路市で法定代理人であることが確認できる場合は不要です。

3.申請窓口

市役所住民窓口センター、地域事務所、駅前市役所、支所、出張所、サービスセンター

※登録希望者が遠方等の理由により窓口への来庁が困難な場合は、郵送による申請も可能です。(住民窓口センターへ送付してください。)

4.登録日

登録日は原則として申請日から1週間以内となります。

※本人通知の対象となるのは、登録日以降に交付された分となります。

5.登録期間

登録日から起算して5年間です。※登録完了後、登録内容を記載したお知らせを本人宛てに送付します。

登録日から5年経過後、引き続き登録を希望する場合は、姫路市住民票の写し等本人通知制度事前登録(更新)申請書の提出が必要です。

(更新の手続きは登録期間満了の1ヶ月前から受付可)

6.登録事項の変更及び廃止

登録後に住所、本籍、筆頭者、氏名などの変更が生じた場合は、必ず姫路市住民票の写し等本人通知制度事前登録(変更)届出書を提出してください。

(変更届が提出されないと本人通知が届かないことがあります。また、変更届が提出されない場合は、変更後の住所や本籍は通知の対象となりません。)

また、登録期間の満了前に登録の廃止をするときも届出が必要です。

7.登録の失効(自動的に廃止となる場合)

  • 5年間の登録期間が満了すると、自動的に廃止となります。
  • 登録者が死亡したとき、居所不明等により住民票が消除されたときは、登録は失効します。
  • 住民票の写しの場合、除票になり10年の保存期間が過ぎると、その除票は交付されなくなるため登録は失効します。

8.開示請求

通知を受けた事前登録者が交付請求書の内容を詳しく知りたいときは、姫路市個人情報保護条例に基づき開示請求を行うことができます。

ただし、第三者の個人氏名等については不開示となる場合があります。

9.申請書ダウンロード

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