委託業務における電子メール送信時の誤りについて

令和3年10月19日（火曜日）

担当課　姫路市生活援護室
担当者　松本、久本
電話番号　079-221-2501

本市委託事業において、株式会社トライグループ（以下、受託事業者という。）が電子メール送信方法を誤ったことにより、利用者に関する情報を当該事業の他の利用者に送信してしまう事案が発生しました。

「姫路市生活困窮世帯の中学生等を対象とした学習支援業務委託」の受託事業者が、事業を利用している25世帯に対して振替授業の案内メールを送信する際に、他の利用者のメールアドレスが判別できない方式「BCC（ブラインドカーボンコピー）」で送信するべきところを、宛先が表示された状態「TO（宛先）」で送信し、事業を利用している25世帯間で他の利用者のメールアドレス（内2名についてはメールアドレス及び宛名情報）が互いにわかる状態になっていたもの。

• 令和3年10月12日（火曜日）午後10時
  受託事業者が事業を利用している25世帯に対して振替授業の案内メールを送信する際に、宛先入力欄のBCCとTOを誤り、受信者間でメールアドレス（内2名についてはメールアドレス及び宛名情報）を確認できる状態で送信した。
• 令和3年10月13日（水曜日）午後8時17分
  受信者1名から受託事業者の授業出欠確認用メールアドレスへ「他の利用者のアドレスが表記されている」とのメールが送信された。
• 令和3年10月16日（土曜日）午後1時45分
  授業当日に現場責任者が出欠確認用メールを確認したところ、当該メールに気付いたため、受託事業者本部への報告を行った。
• 令和3年10月18日（月曜日）午後0時30分から午後2時30分
  今回のメールを受信している25世帯に対しては、受託事業者よりお詫及び当該メールの削除をお願いするため電話連絡を行った。
• 令和3年10月18日（月曜日）午後1時18分
  受託事業者から本市生活援護室へ電子メール送信時の誤りについて報告があった。
  

受託事業者の担当者がメールの内容や宛先について複数人による確認を行わず、担当者のみの判断により送信した。

受託事業者において情報管理に対する意識強化を徹底するとともに、複数人の職員が確認しなければメール送信できないシステムを導入することにより再発防止を図り、個人情報の厳格な管理を行うよう指導しました。